9 estrategias efectivas de gestión de equipos

Entonces, has sido ascendido a gerente y ahora eres responsable de un equipo. Mientras que antes solo tenía que preocuparse por su propio trabajo, ahora está a cargo de un proyecto completo y de todos sus aspectos.

Puede parecer una tarea abrumadora, pero existen algunas estrategias efectivas de administración de equipos que puede emplear para facilitarle la vida.

Entonces, ¿qué es exactamente la “gestión de equipo”? Para nuestros propósitos, podemos definirlo como:

La gestión del equipo es la capacidad de organizar y coordinar un grupo de individuos para lograr el resultado, meta o tarea deseados.

En el modelo comercial tradicional, las organizaciones generalmente se configuraban en una jerarquía con cada persona en la organización que tenía un rol bien definido y un conjunto de responsabilidades. En el mundo de hoy, las organizaciones se están volviendo mucho más planas, con un mayor énfasis en la resolución de problemas interfuncionales y cooperativos.

Este cambio en la estructura organizacional también tiene un impacto en la gestión del equipo, las técnicas de gestión y las estrategias de gestión. Se ha vuelto cada vez menos aceptable para esta nueva generación en la fuerza laboral responder y seguir a un líder autoritario. Es mucho más probable que el líder de hoy sea visto como un “facilitador” que un líder de equipo tradicional.

Entonces, con esta nueva realidad en mente, aquí hay 9 estrategias efectivas de gestión de equipos para la cultura corporativa actual.

1. Establecer y mantener la confianza

Que la confianza es esencial para la gestión eficaz del equipo no debería sorprender a nadie.

La confianza es un componente esencial para cualquier relación personal o profesional. En un entorno grupal, es importante que los miembros individuales confíen en el líder. Confíe en hacer lo correcto, cumpla lo prometido y apoye a las personas del equipo.

Puede generar confianza de varias maneras, incluyendo, reconocer un trabajo bien hecho y ayudar a los miembros del equipo a luchar.

Del mismo modo, como líder del equipo, debe poder confiar en el equipo por muchas de las mismas razones. Que entregarán el trabajo a tiempo y de manera profesional. Que comparten los mismos objetivos tanto del equipo como de la organización y que harán lo “correcto” por parte del equipo.

Ahora, hay un aspecto más de confianza que es importante para la gestión del equipo, y es la confianza entre los miembros del equipo.

Para que cualquier equipo sea efectivo, los miembros deben confiar entre sí para:

  • Cumplir promesas
  • Poner las necesidades del equipo primero
  • Comprender cómo sus acciones individuales afectan al equipo en su conjunto.
  • Poder contar unos con otros para ayudarse mutuamente

Puede tomar algún tiempo establecer la confianza y los lazos que la acompañan. Pero hay algunas cosas que puedes hacer para promocionarlo:

  • Sé tolerante con los errores . Seguramente sucederán, especialmente si las personas son nuevas en el equipo. Proporcionar una atmósfera que permita a los miembros del equipo admitir errores sin temor a represalias fomenta la comunicación abierta.
  • Fomentar la comunicación abierta. Ser tolerante a los errores es un buen comienzo, sin embargo, se necesita más que eso. Busque activamente la opinión de los miembros de su equipo. Realice sesiones semanales de lluvia de ideas que no juzguen por completo. Utiliza ejercicios de trabajo en equipo.
  • Se flexible . Pierda la mentalidad que dice que lo hacemos de esta manera porque siempre lo hemos hecho de esta manera. Si a alguien se le ocurre una mejor solución y usted es receptivo, alentará a otros a encontrar mejores soluciones también.
  • Se transparente . Nada mata la confianza como guardar secretos.

2. Desarrollar relaciones

Una de las estrategias de gestión de equipo que a menudo se pasa por alto es desarrollar relaciones con las personas que administra. Es solo un hecho de la vida que las personas hacen un mejor trabajo y trabajan más duro para las personas que les gustan.

Ahora, no estamos diciendo que tenga que invitarlos a su casa para la cena del domingo. Pero una cerveza después del trabajo, un almuerzo o una fiesta de pizza donde conoces mejor a los miembros de tu equipo es un buen comienzo.

Y de nuevo, esta es otra área en la que desea alentar a los miembros de su equipo a desarrollar relaciones entre ellos. Intente programar ejercicios de trabajo en equipo semanalmente o mensualmente (nota: programe estos durante las horas de trabajo, están relacionados con el trabajo). Las ligas de bolos y dardos también son buenas. Realmente, casi cualquier actividad de equipo cooperativo puede fortalecer las relaciones.

3. Use las aplicaciones y herramientas de gestión de equipos

Recomiendo usarlos en cualquier entorno de equipo, pero pueden ser especialmente útiles para “equipos virtuales” donde los miembros trabajan desde ubicaciones remotas.

Básicamente, una herramienta de gestión de equipo es una plataforma abierta a todos en el equipo. [1]A cada miembro del equipo se le asigna su tarea, cuyo progreso puede seguirse y monitorearse. Esto permite que el equipo sepa exactamente dónde se encuentra el proyecto en un momento dado. Es muy útil para determinar exactamente dónde se producen problemas y cuellos de botella en el sistema, de modo que se puedan tomar medidas correctivas rápidamente.

También son una buena manera para que los miembros del equipo coordinen su trabajo entre ellos. Si Sally está esperando que John termine su proyecto pero ve que aún faltan dos semanas, puede cambiar su enfoque, ayudar con el retraso o se le puede asignar una nueva tarea.

Como puede ver, cuando se usan adecuadamente, las herramientas de administración de equipos pueden contribuir a la comunicación entre grupos y mejorar la eficiencia.

4. Sepa cómo retener a sus mejores empleados

Ciertamente, el dinero es un factor motivador, pero no es tan importante en la lista como puede creer, de hecho: [2]

Los estudios han demostrado que el 89 por ciento de los jefes creen que los empleados renuncian porque quieren más dinero. Por mucho que a cualquier jefe le encantaría que esta estadística fuera cierta (porque básicamente perdona a cualquier gerente por irregularidades), simplemente no es verdad. Solo el 12 por ciento de los empleados en realidad dejan una organización por más dinero.

Además: [3]

El 79 por ciento de las personas que renunciaron a sus trabajos citan “falta de aprecio” como su razón para irse. Como dice el refrán, la gente no deja las empresas. Dejan jefes.

Entonces, ¿qué podemos sacar de estos estudios?

Primero, aunque nadie argumentaría que el dinero no es un factor, no es tan importante como la mayoría de la gente piensa. Para la mayoría de los empleados y miembros del equipo, tener un ambiente de trabajo positivo es mucho más importante.

Entonces, comience creando una atmósfera de apoyo que aliente la participación y recompense la iniciativa. Esto contribuirá en gran medida a la retención de empleados.

5. Conozca su papel como líder

Una buena estrategia de gestión de equipo requiere que conozca su papel como líder.

El papel de un líder es, por naturaleza dinámico, cambia tanto situacionalmente como con el tiempo. En términos simples, sepa cuándo liderar y cuándo retroceder.

La microgestión es una pesadilla para empleados talentosos y motivados. Una gran parte de la satisfacción laboral está ligada a la “propiedad” del trabajo de los empleados. La microgestión sofoca la creatividad y quita la propiedad del miembro del equipo.

Ahora, eso no quiere decir que no debe intervenir cuando surgen problemas. Después de todo, una de las ventajas del software de gestión de equipo mencionado anteriormente es la capacidad de detectar problemas antes de que se conviertan en problemas importantes.

Entonces, ¿cuándo es apropiado entrar en una situación y cuándo está bien dejarla en paz? Si bien no existe una regla estricta y rápida, un buen plan de acción es:

  1. Investigar – Tenga en cuenta que no dije intervenir. El primer paso es consultar con el miembro del equipo para comprender mejor la naturaleza del problema. ¿Es un problema personal, un problema de capacitación, demasiado en su plato?
  2. Evaluar : ¿es este un problema que empeorará sin intervención? ¿Es un hipo temporal?
  3. Decida una acción : ¿ayudaría el cambio de una parte de la carga de trabajo a otro miembro del equipo? ¿Qué tal dejarlos tomar un día personal por problemas en casa? O tal vez no se requiere ninguna acción, que sigue siendo una acción.
  4. Monitor : qué efecto tuvo su decisión sobre el problema y ajústelo en consecuencia.

6. Aproveche los conjuntos de conocimientos y habilidades de otras personas

Una buena estrategia de gestión del equipo es utilizar las habilidades y capacidades de las personas de la manera más eficiente posible. Y como líder, debe reconocer que no es plenamente consciente de la base de conocimiento de todos.

El objetivo de tener un equipo es aprovechar las diferentes habilidades que tiene cada miembro del equipo. Si bien esto puede parecer obvio, lo que muchos gerentes olvidan es que la experiencia y el conjunto de habilidades de las personas pueden superponerse.

Por ejemplo, cuando mi equipo configuró mi último producto en línea, no funcionó tan bien. Entonces, conseguí que todos estuvieran en una habitación para discutirlo. Al final resultó que, fue mi error. Había dejado que mi equipo de marketing estableciera los puntos de precio para el producto y sus diversas ventas y ventas adicionales. Mi equipo de marketing nunca antes había tratado con este tipo de producto, pero el equipo que creó el producto lo había hecho muchas veces. Fueron los programadores quienes señalaron que la estructura de precios estaba completamente equivocada.

En pocas palabras, cambiamos la estructura de precios y ahora es uno de nuestros productos más vendidos.

Por lo tanto, la moraleja de la historia es que, si bien las personas tienen experiencia en un campo, no descarten el hecho de que sus experiencias pueden darles ideas que se extienden a otras áreas.

7. Definir roles dentro del equipo

No estamos hablando de responsabilidades laborales como programación, marketing y desarrollo. Estamos hablando de definir roles dentro del equipo.

Todos en un equipo tienen una personalidad diferente. Algunos siempre son “astilladores” y son buenos para la moral y la concentración de las tropas. Otros son buenos para mantener las cosas organizadas y coordinadas. Algunas personas tienen buenas habilidades de comunicación, mientras que otras no.

Algunos roles dentro del equipo pueden incluir:

  • Campeón : alguien que disfruta promoviendo ideas, reuniendo al grupo e impulsando el cambio.
  • Creador : alguien que disfruta generando ideas, diseñando soluciones y abordando desafíos creativos.
  • Implementador : alguien experto en hacerse cargo de las actividades laborales diarias y las tareas administrativas.
  • Facilitador : alguien que maneja bien las relaciones, tanto dentro del equipo como externamente; son el pegamento que mantiene todo unido. [4]

El uso de los rasgos de personalidad únicos de cada persona fomentará la cohesión y la sinergia dentro del equipo.

8. Establecer el ejemplo

Todas las estrategias de gestión de equipos en el mundo son inútiles a menos que establezca el ejemplo.

Parece tan obvio que necesita “practicar lo que predica”, pero he visto demasiados ejemplos de líderes con la actitud de “hacer lo que digo, no lo que hago”.

No funciona para el padre que le dice a un niño que no fume cuando lo hace. Y no funciona para un líder que espera que otros trabajen hasta tarde cuando no lo hacen.

Los líderes también deben mostrar la integridad que desean que tenga el equipo. Comienza admitiendo tus errores cuando te equivocas. Cuando interactúe con los miembros del equipo, hágalo con profesionalismo, dignidad y respeto.

En resumen, sea el tipo de líder de equipo que sea digno de tener seguidores.

9. Proporcionar y recibir comentarios

La retroalimentación puede ser difícil, tanto para el donante como para el receptor. Pero difícil no significa que no deba hacerse.

La retroalimentación es una herramienta esencial para el crecimiento profesional de todos. Nos permite centrarnos en las áreas que necesitamos mejorar y nos ayuda a definir nuestras fortalezas.

Entonces, ¿por qué es tan difícil dar o recibir comentarios?

La respuesta está en la naturaleza humana.

Para el que recibe la retroalimentación, especialmente la retroalimentación negativa, puede sentirse como un ataque personal, y la reacción natural es ponerse a la defensiva o levantar un muro. Ninguno de los cuales es muy útil para el equipo, el individuo y el líder del equipo.

Para la persona que da su opinión, puede ser aún peor. Es difícil decirle a alguien que necesita cambiar o mejorar. Corre el riesgo de crear una respuesta emocional o, peor aún, un resentimiento a largo plazo que puede dañar la moral. Así es como los líderes comienzan a justificar actitudes como “no es tan malo” o “mejorará” que perjudica el crecimiento tanto del equipo como del profesional.

Pero el verdadero problema surge porque el empleado no tiene la oportunidad de mejorar. Si el empleado no tiene la oportunidad de mejorar su desempeño, afectará tanto los resultados del equipo como su carrera. Esta es la definición de una estrategia de liderazgo fallida.

Por lo tanto, hemos establecido que dar y recibir comentarios es difícil, pero hay algunas cosas que puede hacer para que sea más fácil.

  • Avíseles : “Gary, me gustaría hablar contigo sobre ese proyecto, ¿podrías obtener el archivo y conocerme?”. Esto les permite saber lo que está sucediendo y les da la oportunidad de recoger sus pensamientos.
  • Haga preguntas primero : evite la necesidad de “terminar de una vez” y comience haciendo preguntas como “¿Cómo cree que va, qué problemas ve?” Esto les permite tener la oportunidad de darle su perspectiva.
  • Hable sobre el trabajo, no sobre la persona : decirle a alguien que tiene una mala actitud es una forma garantizada de hacer que cierren y se pongan a la defensiva. Pero, explicar que hay un problema de comunicación y esto es lo que vamos a hacer para resolverlo es mucho menos personal.
  • Pídales que le den su opinión : esto ayuda con el desequilibrio de poder percibido de la interacción, haciéndolo más como una calle de doble sentido. Pregúnteles qué puede hacer para facilitar su trabajo. ¿Qué ven como tus debilidades? ¿Tienen alguna sugerencia que consideren útil?

Administrar un equipo nunca es una tarea fácil, es una dinámica en constante cambio que requiere un monitoreo constante, revisiones, readaptaciones y soporte.

Al igual que el motor de un automóvil que requiere aceite constante para respaldar la salud y la funcionalidad de todo el sistema, contar con estrategias efectivas de administración del equipo mantendrá a su equipo funcionando sin problemas.