Todos tenemos esos días en que completar nuestras tareas asignadas parece estar fuera del alcance. Con la tentación de las redes sociales, los juegos móviles e Internet en general, sin mencionar el constante bullicio de personas en la oficina, es fácil caer presa de las interrupciones y distracciones en el trabajo.

Entonces, ¿qué podemos hacer al respecto? ¿Cómo ser productivo en el trabajo?

Si bien no tenemos un sistema infalible que pueda eliminar por completo las perturbaciones y los desvíos, sí tenemos 9 reglas básicas que se pueden aplicar para ayudar a impulsar sus niveles de productividad.

Sigue leyendo para descubrir nuestros consejos sobre productividad laboral.

¿Qué significa ser productivo?

“ ¿Cómo ser productivo en el trabajo? “Es la antigua pregunta que afecta tanto a empleados como a empleadores en todo el mundo. Independientemente de dónde trabaje y lo que haga, todos siempre están buscando nuevas formas de ser más eficientes y efectivos.

Pero, ¿qué implica ser productivo?

Completar más tareas en su lista o trabajar más horas no significa necesariamente que sea más productivo. Simplemente significa que está más ocupado y que la productividad no debe confundirse con la actividad.

La productividad significa lograr resultados efectivos en el menor tiempo posible, dejándote con más tiempo para disfrutar libremente.

Implica trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Significa refinar procesos, acelerar los flujos de trabajo y reducir las posibilidades de interrupciones.

La productividad se logra mejor al observar su forma actual de trabajo, identificar los cuellos de botella, fallas y obstáculos, y luego encontrar formas de mejorar.

9 reglas básicas sobre cómo ser productivo en el trabajo

1. Evita la multitarea

La multitarea puede dar la impresión de que se pueden realizar más tareas a medida que realiza varias cosas a la vez. Sin embargo, lo opuesto es verdadero.

La investigación ha demostrado que intentar hacer varias cosas al mismo tiempo afecta la productividad y que cambiar entre tareas puede costar hasta el 40 por ciento del tiempo de alguien. [1] Esto se debe a que su enfoque y concentración se ven obstaculizados constantemente debido a que tiene que cambiar entre tareas.

Si tiene muchas tareas en su plato, determine sus prioridades y asigne suficiente tiempo para cada tarea. De esa manera, puede trabajar en lo que es urgente primero y tener tiempo suficiente para completar el resto de sus tareas.

2. Desactiva las notificaciones

Según una encuesta de Gallup, más del 50 por ciento de los propietarios de teléfonos inteligentes de EE. UU. Admiten revisar sus teléfonos varias veces por hora. [2]

Apagar su teléfono, o al menos sus notificaciones, durante las horas de trabajo es una buena manera de evitar que revise su teléfono todo el tiempo.

Lo mismo se aplica a su computadora. Si tiene el privilegio de acceder a las redes sociales en el escritorio de su trabajo, apague las notificaciones allí.

Otro buen consejo es cerrar sesión en sus cuentas de redes sociales. Por lo tanto, cuando sienta la necesidad de comprobarlo, es posible que se deje llevar porque su página no es tan accesible.

3. Administrar interrupciones

Hay ciertas interrupciones en la oficina que son inevitables, como que su gerente solicite una reunión rápida o que su colega solicite ayuda. Para lidiar con esto, su mejor enfoque es saber cómo manejar las interrupciones como un profesional .

Sea proactivo e informe a las personas que lo rodean sobre su necesidad de concentrarse. Active su estado como “ocupado / no disponible” en su aplicación de chat de trabajo.

Si tiene una fecha límite, informe a sus colegas que necesita concentrarse y que realmente apreciaría no ser interrumpido por el momento, o incluso trabajar desde casa si esa es una opción viable para usted.

Al anticipar y tener un plan para administrarlos, esto minimizará sus posibilidades de verse afectado por las interrupciones.

4. Come la rana

Mark Twain dijo una vez que:

“Si es tu trabajo comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si es tu trabajo comer dos ranas, es mejor comer primero la más grande ”.

Lo que esto básicamente significa es que primero debe eliminar su tarea más grande y urgente.

Todos tenemos esa tarea grande e importante que no queremos hacer, pero sabemos que tenemos que hacer porque tiene la mayor consecuencia si no la completamos.

Eat the Frog es una técnica de productividad que te anima a hacer primero tu tarea más importante y más indeseable. Completar esta tarea en particular antes que nada le dará una gran sensación de logro. Pondrá en marcha el resto del día y lo motivará a completar con entusiasmo sus otras tareas.

5. Reduzca las reuniones

Las reuniones pueden consumir mucho tiempo, que es el tiempo que se puede utilizar para hacer algo útil.

Tienes que esperar a que todos lleguen, luego, después de que las bromas estén fuera del camino, finalmente puedes quedarte atrapado. Y a veces, puede tomar una hora completa resolver un solo problema.

¿La alternativa? No organice una reunión en absoluto. Se sorprenderá de cuántas cosas se pueden resolver mediante un correo electrónico o una llamada telefónica rápida.

Pero eso no significa que deba eliminar las reuniones por completo. Hay ciertas circunstancias en las que las discusiones y negociaciones cara a cara siguen siendo necesarias. Solo asegúrese de sopesar las opciones antes.

Si solo se trata de compartir información, probablemente sea mejor que envíe un correo electrónico; pero si se requiere una lluvia de ideas o una discusión en profundidad, lo mejor sería una reunión en persona.

6. Utilizar herramientas

Tener las herramientas adecuadas para trabajar es crucial, ya que solo eres tan bueno como los recursos que tienes a tu disposición. No solo podrá completar las tareas de la manera más eficiente posible, sino que también pueden optimizar los procesos. Dichos procesos son esenciales para una empresa, ya que gestionan tareas, mantienen a los empleados conectados y mantienen datos importantes.

Si usted es el gerente o el dueño del negocio, asegúrese de que su equipo tenga las herramientas adecuadas.

Y si usted es un empleado y cree que las herramientas con las que tiene que trabajar actualmente no están a la altura, infórmele a su gerente. Un buen líder de equipo comprende la importancia de tener las herramientas adecuadas y cómo puede afectar la productividad de los empleados.

Algunos ejemplos de herramientas que podrían usarse:

Comunicación
  • Slack para el chat en equipo y la colaboración.
  • Samepage para software de videoconferencia.
  • Zendesk para el compromiso de servicio al cliente.
Administración de tareas
  • Zenkit para tareas y proyectos de colaboración.
  • Wunderlist para enumerar sus tareas pendientes.
  • Wekan para una opción de código abierto.
Gestión de base de datos
  • Zoho Creator para una base de datos en línea gratuita.
  • Ninox para una variedad de plantillas.
  • QuintaDB para un creador de formularios web y CRM.
Seguimiento de tiempo
  • Clockify para un rastreador gratuito.
  • TMetric para integraciones de espacios de trabajo.
  • TimeCamp para asistencia y monitoreo de productividad.

También puede echar un vistazo a estas 10 herramientas de productividad principales para ayudarlo a lograr 10 veces más en menos tiempo .

7. Organiza y organiza

Tener un espacio de trabajo desorganizado y desordenado puede limitar su capacidad de concentración. Según los investigadores, el desorden físico puede afectar negativamente su capacidad para concentrarse y asimilar información. [3] Por eso es importante mantener su entorno de trabajo bien ordenado y sin desorden.

Asegúrese de tener su propio sistema de organización para saber qué hacer cuando el papeleo comience a acumularse.

Ser organizado también asegurará que sepa dónde encontrar la papelería, las herramientas o los documentos apropiados cuando lo necesite. Un estudio de los Estados Unidos revela que el trabajador promedio puede desperdiciar hasta una semana al año en busca de artículos extraviados. [4]

Aquí hay una guía útil para ayudarlo a ordenar y organizar: Cómo ordenar su vida y reducir el estrés (La guía definitiva)

8. Tome descansos

Tomar descansos regulares es esencial para mantener la productividad en el trabajo. Trabajar frente a una computadora puede llevar a un estilo de vida sedentario que puede aumentar el riesgo de enfermedades cardíacas, diabetes y obesidad. Incluso un microbreak de 30 segundos puede aumentar sus niveles de productividad hasta en un 30 por ciento.

Además de su salud física, los descansos también son cruciales para su bienestar mental y emocional. Esto se debe a que su cerebro es como un músculo, cuanto más funciona sin interrupción, más fácil es que se desgaste.

Asegurarse de que realmente tome sus descansos puede evitar que sufra fatiga de decisión. También puede ayudar a impulsar la creatividad.

Eche un vistazo a este artículo y descubra por qué debería comenzar a programar el tiempo para descansos: la importancia del tiempo de inactividad programado

9. Beber agua

Aunque sabemos que debemos hacerlo, es fácil olvidar beber suficiente agua durante la jornada laboral.

Muchos de nosotros recurrimos al té o al café por el golpe de cafeína para seguir adelante. Sin embargo, como tomar descansos, beber agua es esencial para mantener los niveles de productividad en el trabajo. Es simple y efectivo.

No beber suficiente agua puede provocar deshidratación y también dolores de cabeza, cansancio y aumento de peso.

Un buen consejo para evitar la deshidratación es mantener una botella de agua en su escritorio, ya que puede servirle como recordatorio para beber agua constantemente.

Si encuentra el sabor del agua un poco soso, agregue un poco de fruta como el pepino o el limón para darle un mejor sabor.

También puede obtener más ideas sobre cómo beber más agua aquí: Cómo beber más agua (y por qué debería hacerlo)

Las 9 reglas básicas anteriores sobre la productividad del trabajo no son el principio de todo. Usted y la empresa para la que trabaja pueden tener otros consejos sobre cómo aumentar y mantener mejor la productividad.

Después de todo, es algo que se puede percibir de manera diferente según el trabajo exacto y el entorno laboral.

Al decir eso, sin embargo, las 9 reglas básicas sirven como una buena base para cualquiera que se encuentre sucumbiendo a la interrupción y la distracción, y estén buscando formas de superarlas.

Un buen consejo para tener en cuenta es que el cambio no ocurre de la noche a la mañana. Comience con poco y sea consistente . Si se resbala, desempolve e intente nuevamente.

El desarrollo de los hábitos ocurre gradualmente, por lo que, siempre que lo mantengas, pronto comenzarás a notar los cambios que has estado haciendo y, finalmente, disfrutarás de los frutos de tu trabajo.