Incluso con todos los avances en la tecnología moderna, solo hay tantas horas en el día para incluir todo lo que necesitamos hacer. Una simple lista de “tareas pendientes” no siempre es suficiente, y es fácil sentirse a la deriva en un mar de tareas sin un remo. La clave para administrar todas las responsabilidades laborales en su plato es la priorización.

En teoría, la priorización es bastante simple: escriba lo que necesita hacer y luego comience a hacerlo.

Sin embargo, esta es la cuestión de la priorización: siempre está cambiando . Cada gerente de proyecto sabe que las cosas surgen, fallan y se mueven. La forma en que nos adaptamos a esos cambios puede determinar el éxito o el fracaso de nuestra eficacia al completar esa lista de tareas pendientes cada vez mayor.

En este artículo, veremos varias formas de ayudarlo a convertirse en un maestro de la gestión del tiempo en el trabajo y evitar que todas esas placas giratorias proverbiales se estrellen contra el suelo.

1. Escriba todas las cosas que necesita hacer

Convertirse en un maestro de priorización tendrá numerosos beneficios. Hará más, subirá la escalera de trabajo más rápido y tendrá más tiempo libre para disfrutar de la vida fuera del trabajo. Sin embargo, todo comienza con una lista de lo que necesita hacer.

Escriba las cosas que necesita hacer en el trabajo hoy, mañana, esta semana y este mes. No se preocupe por el pedido, llegaremos a eso en un minuto, simplemente escriba todo.

2. Comience preguntando: ¿Qué es realmente importante aquí?

Lo más probable es que tenga una lista bastante completa y que muchas de ellas parezcan lo más importante o al menos las principales prioridades. Algunas de estas tareas pueden ser las principales prioridades, pero otras probablemente pueden esperar. Y tendrán que hacerlo si alguna vez vas a abordar las principales prioridades de tu lista.

Cada prioridad se incluirá en: hacer, diferir, delegar y eliminar. Todavía no necesariamente tiene que asignar una etiqueta a cada prioridad, ya que existen algunos métodos para ayudarlo a atravesar la niebla.

3. El triángulo de costo, alcance y tiempo

Un método que utilizan los gerentes de proyectos efectivos para ayudar a priorizar las tareas en un proyecto a gran escala es mirar cada tarea como un triángulo equilátero. El lado de cada prioridad puede medirse por su costo (recursos necesarios para completarlo), alcance (cuán grande es la tarea) y tiempo (cuánto tiempo llevará completarla). Aquí hay un gráfico que muestra la Triple Restricción, ilustrada por el Administrador de Proyectos del sitio: 

Es posible que pueda cambiar un lado particular del triángulo, tal vez reduciendo el costo necesario para terminarlo, pero es probable que implique alterar el alcance o la fecha límite.

Ponlo en uso:

Si una fecha límite y el alcance no se pueden cambiar en una tarea, entonces tal vez ese proyecto tenga la máxima prioridad y se deberá comprometer el costo o el alcance de otras tareas.

4. Aplicar la matriz de Eisenhower

“Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Lo urgente no es importante, y lo importante nunca es urgente. ”—Presidente Dwight D. Eisenhower.

Fue de esta cita que la Matriz de priorización de Eisenhower [2]fue formado. ¿Recuerdas esas etiquetas de aplazar, delegar y eliminar que mencionamos?

Aquí es donde entran en juego como se ilustra en un gráfico realizado por James Clear:

  • Urgente e importante = Do. Como en, hazlo ahora.
  • Importante y no urgente = Decidir. Hazlo más tarde y decide cuándo hacerlo.
  • Urgente y no importante = delegado. Dele la tarea a alguien más.
  • No importante y no urgente = Eliminar. No pierdas tu tiempo en eso.

5. Come la rana … ¡Confía en mí!

Si permite que se establezca la dilación, todo lo demás se ralentizará y logrará menos. Mark Twain aconsejó que si se come la rana primero (ese elemento de la lista de tareas que está evitando), el resto del día se sentirá como una navegación tranquila.

La forma en que comienzas tu día realmente puede establecer cuán productivo eres. Identificar y eliminar su tarea más importante (MIT) primero lo preparará para lograr todo lo demás.

6. Haga que su priorización sea precisa con el método ABCDE

Todo puede parecer importante, pero no lo es y hay una manera de descubrir qué es y qué no.

Mire cada elemento de su lista y dele una letra entre A y E (siendo A la prioridad más alta). Ahora asigne un número a cada A en correspondencia con el orden en que lo hará.

Repita el proceso hasta que cada tarea tenga una letra y un número. Comenzará a notar con más claridad qué es realmente una prioridad y qué es un D2.

7. Mantenga las cosas realistas

Hay una buena posibilidad de que no va a llegar a todas las tareas de su lista en el momento preciso que le gustaría. Las cosas cambian y, a menudo, cuando menos lo esperas, es importante ser flexible y realista con lo que puedes hacer.

Si te encuentras tan ocupado que regularmente te falta la energía para realizar tu trabajo, entonces es posible que debas echar un vistazo más de cerca a lo que se puede delegar y eliminar.

8. Identifique su tarea del 20%

El principio de Pareto establece que para alcanzar la verdadera eficiencia y efectividad del nirvana, debe obtener el 80 por ciento de sus resultados del 20 por ciento de su esfuerzo. Puede ser más fácil decirlo que hacerlo, pero hay algunos consejos que puede usar para ponerlo en práctica.

Si solo pudieras lograr cinco cosas, ¿cuáles serían?

Ahora quita tres de esos. ¿Qué son?

Ahora elige solo uno.

Eso es un MIT.

9. Deja de revisar tu correo electrónico tan a menudo

Probablemente ya lo haya escuchado antes, pero cuando se trata de priorizar el trabajo como un jefe, vale la pena mencionarlo nuevamente.

Deja de revisar tu correo electrónico con tanta frecuencia. Según una encuesta de casi 20,000 profesionales que trabajan, los más exitosos tenían un rasgo muy específico en común: eran increíblemente buenos en la gestión de correos electrónicos entrantes. [4] Sabían cómo filtrar los correos electrónicos vinculados a sus prioridades más altas y en eso se centraron.

Además, ¡no hagas que consultar correos electrónicos sea lo primero que hagas en el trabajo!

10. Revisar y reevaluar

Nuestras vidas cambian constantemente y las estrellas nunca se alinearán perfectamente para cada cosa en su lista de tareas pendientes. Los plazos se aplazan, los proyectos se abandonan y la vida cotidiana puede interferir.

El profesor principal de la Escuela de Administración MIT Sloan, Robert Pozen, recomienda mirar su horario para el día siguiente cada noche antes de acostarse y revisar y reevaluar sus artículos según sea necesario. [5]

11. Aproveche al máximo la tecnología moderna

Una herramienta de planificación y gestión del tiempo fácil de usar realmente puede ayudar a eliminar todas esas prioridades. No importa cuán ocupada esté su vida o cuánto esté en su plato, mantenerlo todo organizado será esencial para lograr que se haga la mayor parte.

Tal vez sea una persona de hojas de cálculo de Google o tal vez desee una aplicación con todas las comodidades. Existen muchas opciones, así que encuentre una que funcione para usted y póngala en uso.

12. Tome un consejo de Warren Buffet

Una gran parte de acortar el camino para alcanzar esos objetivos a largo plazo del Monte Everest es despejar el desorden que se interpone en el camino.

Según los informes, Warren Buffet le dijo a su piloto personal que hiciera una lista de sus 25 objetivos principales. [6]Luego le dijo que rodeara los cinco más importantes. Se debía evitar todo lo demás, ya que estas cosas pueden haber sido aparentemente importantes, pero no lo suficientemente importantes como para merecer la misma energía que los cinco primeros.

13. ¿Estás delegando? Porque deberías ser

La parte “delegada” de las cuatro D puede ser difícil para algunas personas que pueden no sentirse cómodas pidiendo ayuda, pero es una habilidad crucial para aprender. Tu jefe puede ayudarte si te comunicas. El pasante o el nuevo empleado pueden estar ansiosos por aprender un nuevo aspecto de cómo funciona su negocio. Alguien más en su equipo puede ser más hábil en una tarea particular que usted.

Si aprende a sentirse cómodo delegando ciertas tareas cuando sea necesario, logrará esos MIT más rápido.

Aprenda a delegar eficazmente en esta guía: Cómo delegar tareas de manera efectiva (Guía paso a paso)

14. El enigma del barco con fugas

Tenga en cuenta al priorizar esas tareas cuán valioso es su tiempo. El tiempo dedicado a trabajar hacia la prioridad equivocada es tiempo perdido. Es fácil comenzar un proyecto (el bote), pero se encuentra con un cambio que altera su resultado o nivel de importancia (la fuga), sin embargo, nos sentimos obligados a terminarlo y nos encontramos remando en un bote que se hunde. A veces, la mejor idea es mudarse a un barco nuevo en lugar de arreglar la fuga.

15. Aplica los 5 porqués

Desarrollado por un industrial japonés, [7]Este método para determinar la importancia de una prioridad es increíblemente simple. Aquí está el trato:

Escriba la tarea y por qué es importante.

Cuantas menos veces tenga que referirse a por qué la tarea es importante, más importante es.

Si necesita recordarse a sí mismo por qué es importante varias veces, el beneficio de completar la tarea probablemente no sea tan bueno.

Obtenga más información sobre la técnica 5 Whys aquí: Cómo usar el método 5 Whys para resolver problemas de manera eficiente

16. No dejes que los golpes te descarrilen

Habrá días en que la rana se apodere de ti y todo en tu plato se vea como un MIT. Todos tienen esos.

Lo importante para cualquier gerente de proyecto, emprendedor o persona exitosa en general, será la consistencia al desarrollar y trabajar a través de esa lista.

Habrá botes con goteras y momentos en los que no habrá nadie para delegar. Da un paso atrás, mira más de cerca esas prioridades laborales y mantente enfocado .

Línea de fondo

Solo gastamos alrededor del 40 por ciento de nuestro día de trabajo en tareas primarias, con cosas como revisar correos electrónicos, reuniones y tareas triviales consumiendo el resto del día. Sin embargo, si aprende a priorizar de manera efectiva, pronto descubrirá que administrar esa lista gigante de tareas pendientes es más fácil y terminar esas tareas obligatorias es más rápido.