Trucos de Gmail que aumentarán tu productividad

Probablemente sea un usuario ferviente de Gmail y lo use casi todos los días. ¿Crees que has utilizado todas las funciones de Gmail para garantizar la máxima productividad cuando trabajas? Probablemente no.

De hecho, no todas las funciones útiles de Gmail se explican explícitamente. Entonces, en este artículo, lo guiaré a través de 16 hacks de Gmail menos conocidos que aumentarán su productividad.

1. Enviar un correo electrónico enviado

Los errores de correo electrónico son extremadamente comunes. Una encuesta de AOL, cubierta por CBS, afirma que alrededor del 32% de las personas reenvían accidentalmente el correo electrónico incorrecto.

Un correo enviado incorrectamente con un archivo adjunto no deseado o con conocimiento confidencial puede crear una mala impresión como profesional o incluso puede arruinar su carrera.

Teniendo en cuenta este error común, Gmail ha creado una función que puede ayudar a “enviar” un correo electrónico enviado en un lapso de tiempo de hasta 30 segundos.

Para hacer esto, simplemente vaya a la página “Configuración” de su cuenta de Gmail. Active el botón Deshacer envío y configure el período de invalidación de acuerdo con su deseo. 

2. Obtenga todos los correos electrónicos en una pestaña

¿Eres el tipo de persona que odia el salto de pestañas? ¿Prefieres ver todos tus correos electrónicos en un solo lugar en lugar de diferentes pestañas como Social y Promocional?

Este truco asegura que todos sus correos electrónicos, independientemente de su categoría, estén perfectamente apilados en su Bandeja de entrada principal.

Para lograr esto, simplemente vaya a la configuración de su Gmail y haga clic en la pestaña Bandeja de entrada. Puede desmarcar la casilla de verificación promocional y social y ahora todo su correo electrónico estaría en un solo lugar.

3. Obtenga más pestañas

Sin embargo, si no eres alguien a quien le gusta una lista de cosas, también puedes agregar pestañas como Actualizadas y Foros y segregar aún más los correos electrónicos.

Los correos electrónicos ahora se agruparán automáticamente en las nuevas pestañas, lo que lo ayudará a concentrarse en correos electrónicos importantes.

4. Correo electrónico de autodestrucción

Gmail ha desarrollado un script de software personalizado que aloja una función de autodestrucción. Usar esto puede agregar un temporizador a su correo y se autodestruirá después de un cierto intervalo de período.

Esto ayuda cuando no desea que se reenvíe un correo electrónico a otra persona. Para hacer esto, haga clic en el icono del candado cerca del botón de envío antes de enviar el correo electrónico.

Se abre una nueva pestaña llamada Modo confidencial con la opción Establecer vencimiento . Haz los cambios necesarios aquí. ¡Consulte la captura de pantalla y los correos electrónicos de autodestrucción fácilmente!

5. Enviar correos con un código de verificación

El modo confidencial mencionado anteriormente también le permite enviar un correo electrónico con un cifrado de verificación enviado por SMS al destinatario.

Esto le permitirá crear una capa adicional de seguridad para su correo. Con esta función, puede estar seguro de que el destinatario solo lee el correo.

6. Alternativas de teclado

Si usa su computadora de escritorio o portátil para revisar sus correos electrónicos, puede usar accesos directos desde su teclado para mejorar su productividad. Algunos trucos populares de Gmail para mejorar su productividad son:

  • Use la tecla del alfabeto “N” para leer el siguiente mensaje y “P” para leer el mensaje anterior si está leyendo una conversión de mensajes múltiples.
  • Manteniendo presionadas las teclas Ctrl + Enter, puede enviar su mensaje compuesto .

Para utilizar las alternativas de teclado, debe habilitarlo desde la configuración de su Gmail.

7. Densidad de pantalla

Si no recibe muchos correos electrónicos, le recomiendo que disminuya la densidad de visualización de su bandeja de entrada de Gmail.

Sirve como una función de múltiples ventanas. También es útil que eche un vistazo a la parte importante del correo electrónico.

8. Responder a todos

Ocasionalmente, nos olvidamos de seleccionar la opción “Responder a todos” al enviar una respuesta a múltiples destinatarios.

Sin embargo, Gmail ha encontrado una solución a este problema. Simplemente haga clic en la pestaña de configuración y vaya a la pestaña general. Desplácese hacia abajo hasta el “Comportamiento de respuesta predeterminado” y seleccione la opción Responder a todos.

Ahora la opción “Responder a todos” siempre será la opción predeterminada seleccionada al conversar con múltiples destinatarios.

9. Mostrando el número máximo de correos electrónicos por página

Si recibe demasiados correos electrónicos en un día, definitivamente debería explorar esta opción.

Te da la posibilidad de acceder a más conversaciones por página. Para lograr esto, vaya a la configuración, haga clic en la barra de menú General y desplácese hacia abajo hasta “Tamaño máximo de página”.

A partir de entonces, establezca el número de conversiones que desea por página. Como referencia.

10. Vista de conversión

Si eres fanático del clásico Gmail, este es un truco útil.

Para evitar una vista de “hilo” a favor de la vista de conversación anterior, simplemente siga estos pasos. Vaya al menú General en la pestaña de configuración y simplemente desplácese hacia abajo hasta la “Vista de conversión” y seleccione la opción “vista de conversión desactivada”.

11. Notificación de escritorio

Si vive de sus correos electrónicos, esta es una gran opción. Simplemente puede agregar una extensión de Chrome de Gmail o ir a Configuración> General> Notificación de escritorio y activarla. También es extremadamente útil si ha configurado alertas por correo electrónico para funciones críticas . La captura de pantalla que se comparte a continuación lo ayudará a configurarlo.

12. Búsqueda avanzada

Este es uno de mis favoritos de todas las características. Probablemente estaría utilizando la función de búsqueda regular para su Gmail.

Sin embargo, con la gran cantidad de correos electrónicos en la bandeja de entrada, es difícil encontrar información específica. Aquí es donde entra la búsqueda avanzada.

Con esta función, puede buscar un correo específico entre cientos de correos electrónicos de su bandeja de entrada aplicando filtros útiles.

13. Insertar archivos de Google Drive

¿Necesita enviar un archivo grande? No es un problema con la nueva función de integración de Gmail. Puede insertar archivos de Google Drive como archivos adjuntos a su correo.

Simplemente haga clic en el icono de Google Drive en la parte inferior de la ventana.

14. Menú de clic derecho

Anteriormente ausente de la característica clásica. El buen clic derecho está aquí. Ahora, si hace clic derecho en sus correos electrónicos, puede obtener la opción de marcarlo como No leído, Archivar o eliminar un mensaje. Todo con un clic de un botón, directamente desde su página de Bandeja de entrada.

15. Respondedor de vacaciones

¿De vacaciones? ¿No tiene tiempo para responder a todos los correos electrónicos que recibe? Dirígete a la opción de respuesta automática en Gmail.

Puede personalizar el mensaje que desea enviar a las personas. Para activarlo, simplemente vaya a la configuración, haga clic en la pestaña general y desplácese hacia abajo hasta el respondedor de vacaciones.

16. Recuperación de cuenta

Recibo al menos un correo electrónico al día que es spam que intenta piratear mi cuenta. Por lo tanto, por razones de seguridad, actualice las opciones de recuperación de su cuenta. Esto será útil cuando no pueda recordar su contraseña o haya sido pirateado.

Es solo una serie de preguntas que debe configurar al abrir la cuenta (o actualizar más adelante).

Consejo adicional: necesitará recordar las respuestas. Por lo tanto, elija algo que tenga una posibilidad insignificante de olvidar o equivocarse.